社員アンケートのテンプレートとなる例や項目をご紹介!モチベーションを可視化する項目や例とは?

サーベイ従業員満足度社員アンケート

社員アンケート(従業員アンケート)のテンプレートをご紹介!社員のモチベーションを可視化する項目や例とは?

多くの企業で人材の定着が重要課題となるなか、社内で従業員満足度調査を行うためにアンケートを実施する企業も増えてきました。従業員満足度(Employee Satisfaction / ES)を向上させるために、まずは、現状を把握する必要があるからです。 この記事では従業員満足度について、アンケート実施の注意点、項目・例、依頼メールの書き方などを解説しますのでぜひ最後までご覧ください。

本記事のサマリー

  • 従業員満足度とは、マネジメントや福利厚生、職場の環境、働きがいなどについて従業員の満足度を表す指標。モチベーションや人材定着に繋がるので重要。
  • アンケート項目は二要因理論を応用する。「動機付け要因」と「衛生要因」にわけて項目を作成。
  • 依頼メールは①はっきり簡潔に②所要時間を明記③匿名か記名か明記④各部署の管理職と協力して回答率UP。
  • 社員アンケート(従業員満足度アンケート)を実施する際は①アンケートの目的を共有②迅速にフィードバックをすることで回答率を高める。
  • 回答率や本音が聞けない理由は「サーベイ疲れ」。約70%が「サーベイ疲れ」。
  • チャット解析ツール「Well」でサーベイレスを可能に。

モチベーションにも関係する従業員満足度について

employee satisfaction

従業員満足度(Employee Satisfaction / ES) とは、マネジメントや福利厚生、職場の環境、働きがいなどについて従業員の満足度を表す指標を意味します。 日本では顧客満足度を示す指標として「Customer Satisfaction (CS) 」が浸透していますが、近年では少子化に伴う労働人口の減少により、従業員満足度を重視する企業が増えてきています。

従業員満足度の重要性

従業員満足度が高い企業では、従業員の仕事に対するモチベーションが高い傾向にあり、能動的に仕事に取り組むので生産性も上がります。 また、各従業員の帰属意識が高いため、人材の定着にもつながります。生産性の高い従業員が長い間働いてくれるので会社の業績が上がります。 他にも、従業員満足度が高い状態の社員が多い会社は顧客満足度も高くなると言われています。なぜなら、従業員満足度が高いと、社員は自社のサービスの分析に力を入れるようになり、その結果顧客のニーズに合った商品やサービスが生まれやすくなるからです。

社員アンケート(従業員満足度アンケート)の項目と例を紹介- 二要因理論をテンプレートに

従業員の満足度をきちんと把握するにはアンケートの項目決めに力を入れる必要があります。 網羅的に従業員満足度を調査する項目を決める際に参考になるのが、アメリカの臨床心理学者フレデリック・ハーズバーグが提唱した二要因理論です。二要因理論とは、職務における満足および不満足を引き起こす要因をまとめた理論です。この理論によると、従業員のモチベーションは、「満足」に関わる「動機付け要因(Motivator Factors)」「不満足」に関わる「衛生要因(Hygiene Factors)」とで分けられるといいます。よって、従業員の満足度はある特定の一つの要因で上がったり下がったりするのではなく、満足度が上がる要因と下がる要因がそれぞれあるということになります。 work-motivation

例えば従業員が仕事に満足を感じるときは、その人の関心は仕事そのものに向いているのに対して、不満を感じるときはその人の関心は作業環境に向いているのです。ハーズバーグは前者を「動機付け要因」、後者を「衛生要因」と名づけました。

motivation-example

従業員満足度を測る社内アンケートの項目も、この理論をもとに「動機付け要因」と「衛生要因」とで分けて作成すれば従業員満足度を正確に測ることができます。

項目①:基本情報

基本情報では性別・年齢・部署などを聞きます。基本情報はアンケート結果を分析する際に使用するので以下の項目は必ずとるようにしましょう。

  • 性別
  • 年齢
  • 所属部署
  • 役職

項目②:「動機付け要因」の項目と例(満足感)

「動機付け要因」の項目は従業員の満足感をプラスに働かせる要因について聞く項目です。これらの要素が満たされると満足感を感じますが、欠けていると不満を引き起こすというわけではありません。仕事のやりがいや、責任感、仕事の質などが主な例です。

業務に関わる項目と例

仕事のやりがいや意気込み・モチベーションなどに関する項目です。この項目はやりがい、キャリア目標、裁量権、タスクのチャレンジ度、成長実感などが含まれます。以下が例となります。

  • 現在の業務はやりがいがあるか。
  • 仕事内容が自分に合っているか。
  • スキルや能力が身につく仕事であるか。
  • 現在の仕事に意義や価値を感じられるか。
  • 業務を通して達成したい目標があるか。
  • 自分の仕事が社会のためになっていると感じるか。

上司からの認知に関わる項目と例

上司からの認知に関する項目です。上司から責任感のある仕事が与えられているか、仕事を評価されているかなどが該当します。ここでは上司の方針、評価姿勢、教育、サポート、尊敬度、努力の認知などが関わってきます。以下が例となります。

  • 上司はあなたに対して方針を提示し、業務の指導を適切に行っているか。
  • 上司は成長につながる指摘やフィードバックをしてくれている。
  • 上司は公平な評価をしてくれているか。
  • 上司はあなたが業務で達成したことを認知してくれているか。
  • 上司は教育を体系的におこなってくれるか。

項目③:「衛生要因」の項目と例(不満足感)

「衛生要因」は従業員の不満を予防するために取るべき項目です。「衛生要因」に関わる項目をアンケートに含めることで従業員が不満を感じる要素が存在しないか把握しましょう。これらを満たしたからといって満足感に繋がるわけではありません。主な例として上司との関係や作業条件などが挙げられます。

職場の風土に関わる項目と例

組織の風土・文化・価値観に関する項目です。発言しやすい環境、助け合いの文化、チームワーク、コミュニケーションなどがキーになってきます。以下が例となります。

  • 周りの人は何か問題が起きたらサポートをしてくれているか。
  • 社内の人間関係は良好であるか。
  • 「ありがとう」「いいね」などの感謝・認知・ほめるといった声掛けがある組織風土か。
  • どの立ち位置の従業員でも自由に意見を言える組織風土があるか。
  • 意識や向上心を持つ従業員を育てる組織風土があるか。
  • 自主性を尊重する組織風土があるか。
  • 相談できる風土があるか。

人事制度に関わる項目と例

評価制度や給料に関する項目です。各従業員の評価、処遇、給料、福利厚生、キャリア開発などが関係します。以下が例となります。

  • 給与水準は納得できる水準であるか。
  • 評価制度に納得感があるか。
  • 労働環境の整備や改善(有給休暇や福利厚生の整備など)ができていると思うか。
  • 仕事の成果や能力が何らかの処遇改善に繋がっていると思うか。
  • 講習会や資格取得のための支援など、従業員のスキルアップの支援がされていると思うか。
  • キャリアの相談をすることができているか。

会社に関わる項目と例

会社のビジョンやバリュー、方針などに関する項目です。従業員が会社の方針、将来性などで不満感を持っている場合は改善しましょう。以下が例となります。

  • 会社のマネジメント層は社員の可能性に期待する姿勢があるか。
  • 会社のミッション・ビジョン・バリューに共感できるか。またそれを達成したいと思えるか。
  • 経営方針や経営計画・新商品情報など経営情報はタイムリーに知らされているか。
  • 会社の業績には満足しているか。

コンプライアンスに関わる項目と例

法律を守った経営が実施されているかを測る項目です。セクハラやパワハラなどのコンプライアンス違反となる職場環境は従業員の不満感が生まれる一因です。以下が例となります。

  • 法令を遵守したうえで業務がこなされていると思うか。
  • サービス残業を課されていないか。
  • 職場の人からセクシャルハラスメントを受けていないか。
  • 法令を遵守するための管理や教育を徹底していると思うか。
  • 機密情報が適切に管理されていると思うか。

以上のように「動機付け要因」と「衛生要因」のそれぞれで項目を決めていけば課題が明解になり、解決策へのアプローチもしやすくなります。

メールでのアンケート依頼文の例とポイント

多くの企業が、アンケートで聞く項目を設計したら、メールで実施の依頼をすると思います。依頼メールは、相手に頼み事を聞いてもらいたい際に送るものなので、依頼内容や目的を丁寧に示す必要があります。 ここでは社内アンケートを依頼する際に使用できるメールの例を紹介していきます。

アンケート依頼例文

件名:従業員満足度に関する社内アンケートのご協力のお願い

社員各位

お疲れ様です。 〇〇部の〇〇です。

現在社内で、従業員の満足度を可視化し組織改善に活用しようという意見があり、従業員満足度を測るアンケートを実施することになりました。 ご回答いただいた内容をもとに今後の組織改善に役立てまいりますので必ずご協力いただきますようお願い申し上げます。 下記のURLからアンケートに回答していただけます。

アンケートURL

※所要時間は〇分です。

なお、本アンケートは従業員一人ひとりの声を反映させるため、匿名ではなく記名アンケートとなります。

ご多忙中恐れ入りますが、〇月〇日(〇)までにご回答ください。

皆様の貴重なご意見をお待ちしております。

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株式会社〇〇 〇〇部〇〇

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アンケート依頼文ポイント

mail-point

1. はっきり簡潔に

依頼メールを送る際は、相手の手を煩わせまいと気にしすぎるあまり、遠まわしな表現になってしまいがちですが、はっきりと簡潔に記載しましょう。断りの表現を使いすぎるとかえって読みづらい文章になってしまうので気を付けましょう。

2. 所要時間を明記

所要時間を明記することで最終着地点が見えるのでアンケートを回答するハードルが下がります。

3. 匿名か記名か明記

匿名アンケートか記名アンケートかをきちんと明記しておきましょう。

4. 各部署の管理職と協力して回答率UP

依頼メールを送る際、各部署の管理職に回答必須の旨を伝えてモニタリングすれば、高い回答率を得ることができます。

社員アンケートの回答率をあげるには?

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職場の従業員満足度を測るためにむやみに社員アンケートを実施しても、回答率が低いなどの課題に直面してしまうことがあります。ここでは社員アンケートを実施するうえで必ずしておくべきことを紹介します。

①アンケートを実施する目的を共有する

まず最も重要なのは、運用担当者がアンケートの目的を明確にすることです。 アンケートを通して知りたいことは何か、理想の状態が何かといったアンケート実施の背景まで認識することで、利用するツールや項目も変わってきます。 アンケートの目的と内容が明確になったら、必ず「アンケートの実施前」に従業員に共有しましょう。 回答率UPにも繋がることですが、何に利用されるかわからないアンケートでは、従業員も答える意義を感じられません。 悪用するためにアンケートをとるわけではないと頭で理解していても、答える際には不安がよぎるものです。 不安を除くためにも、必ず明確にした目的を従業員に共有するようにしましょう。

②迅速に社内フィードバックを行う

社内アンケートは、「実施する→結果を出す→改善策を考える→改善策を実施する→アンケートを再度実施する」といったサイクルを継続していくことが重要です。 継続することで、納得度の高い改善施策を打ち出し、実際の効果を検証して、また改善していくことができます。 また、アンケートを基に改善策を打ち出せば、内容や効果に関わらず「意見を出せば改善してくれる会社」という従業員の認識につながります。 すると次回のアンケートでも高い回答率を保つことができ、課題の本質を見つける良いサイクルをつくることができるようになっていきます。 もちろん優先順位はありますが、改善の余地がある項目に関しては、迅速に施策を模索しましょう。

サーベイ疲れという課題(回答率が低い / 本音が聞けない)

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ここまでアンケート実施をスムーズにするための項目や項目に基づいた例、メールの書き方を紹介してきました。しかし、いざ従業員向けアンケートを実施してみると「思ったより回答率が低い」「本音で回答してもらえない」といった課題に直面することが多いのではないでしょうか。従業員の負担になることも避けたいですよね。

約7割「疲れた」従業員によるサーベイへの感じ方の調査

従業員満足度調査への独自リサーチを通じて、67.1%もの従業員が「サーベイの対応へ疲れると感じる」ということが判りました。疲れると感じる理由については、従業員が回答する負担の大きさや、意義を感じられない点が目立ちました。

<働く従業員から寄せられた声>

・「サーベイの設問数が多すぎる」62.7%

・「やる意味や意義を感じられない」28.4%

・「そもそも本業が忙しいため、答える暇がない」23.9%

・「上司や同僚に見られるかもしれない」14.9%

このような「サーベイ疲れ」の影響を受け、回答率が低い・本音が聞き出せないといった問題が発生します。

「サーベイ疲れ」解決策の提案

弊社では、従業員のサーベイ疲れの課題にアプローチするエンプロイーサクセスプラットフォーム「Well」を提供しています。 弊社が提供するプラットフォームのWell(ウェル)を使うことでその時に起きている組織課題を可視化し、従業員の予兆に気付くことができます。Wellは業務内のコミュニケーションに注目し、それらのデータの収集と解析を行い、組織コンディションの把握と改善をサポートするサービスです。 サーベイデータとコミュニケーションデータを組み合わせて解析することで、アンケートを実施することなく、正確な効果分析が可能になります。 about-well

1.行動データ分析

組織や従業員のコンディションに顕著に現れる指標として対人コミュニケーションの内容や表現の仕方があげられます。 Wellでは、業務で使用しているコミュニケーションツールのSlackやMicrosoft Teamsでの稼働時間やテキスト・スタンプ、返信速度、コミュニケーション人数などをAIで分析し、アンケートでは得られない客観的な指標を得ることができるのです。 コミュニケーションの表現や実際の労働時間などの行動データに着目することで、従業員自身でも気付いていなかったストレスや潜在的な退職リスクなどを察知することができます。 このように客観的なデータを得ることで従来のサーベイで存在した「本音が聞き出せない」という課題を気にする必要がなくなります。 また、コミュニケーション・行動データは、日常で使用している業務ツールから定期的に自動でデータが集計されるので、パルスサーベイ以上の頻度で組織のコンディションを調査することができます。

2.従業員への負担を最小化

組織コンディション調査は、従業員全員に一律で負担をかけます。 Wellでは業務上の行動データを解析し、従業員のコンディションを把握することができるのでそもそもサーベイを取って回答してもらう必要がなくなります。 仮にサーベイを取るとしても「必要な人に必要な内容を必要なタイミングで届ける」ことで、業務を圧迫せずに退職や休職のリスクを察知できます。サーベイを必要としない人にアプローチすることがなくなるので回答率も自然と高くなるでしょう。

まとめ

この記事では従業員満足度の重要性をはじめ、満足度を可視化するためのアンケートの項目、項目にもとづいた例、アンケート依頼メールの例、サーベイ疲れの課題を解決するツール「Well」の紹介などをしました。 Wellでは、社員のサーベイ疲れという課題にアプローチするツールを開発運営しておりますので、もし少しでもご興味ありましたら、是非まずは無料相談をしてみてください。


参考元:

Invenio Leadership Insight, ハーズバーグの二要因理論

株式会社Boulder, 2020年10月31日, 約7割が従業員・組織サーベイは「疲れる」「改善を実感できない」。Wellが「従業員・組織サーベイへの意識と改善状況」を独自調査

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