社員アンケート成功の秘訣!本音の回答率を上げる方法徹底解説

サーベイ従業員満足度

なぜ従業員アンケートは失敗するのか?注意点と成功のポイントを解説

多くの企業で人材の定着が重要課題となるなか、社内でアンケート(組織サーベイ、満足度調査)を行う企業も増えてきました。従業員満足度(Employee Satisfaction。以下、ES)を向上させるために、まずは、現状を把握する必要があるからです。

しかし、いざ従業員向けアンケートを実施してみると「思ったより回答率が低い」「本音で回答してもらえない」といった課題に直面することが多いのではないでしょうか。従業員の負担になることも避けたいですよね。

本記事では、従業員への負担を下げながら、社内でのアンケートで回答率を上げたり、本音で回答してもらうためのコツを紹介します。

目次
  • 社員アンケート/従業員満足度調査(ES調査)とは
    • 社員アンケート/ES調査が注目される理由
    • 組織・従業員の状態を把握する3つのメリット
  • 社員アンケート/従業員満足度調査(ES調査)を実施するときの課題
    • 課題①回答率/回収率が低い理由
    • 課題②本音で回答されない理由
  • 社員アンケート成功に必要な要素
    • 社員アンケートで回答率/回収率を上げる方法
    • 従業員に本音で回答してもらう方法
  • 従業員に負担をかけずに組織の状態を把握するには


社員アンケート/従業員満足度調査(ES調査)とは

社員アンケート/従業員満足度調査(ES調査)が注目される理由

現在、多くの企業にとって人材の確保・定着は重要な課題です。業務の改善や福利厚生の充実など、従業員満足度(ES)の向上が重要視されています。

満足度を高めるためには、まず現在の従業員が働く上で満足していることと満足していないことを知る必要があります。

そこで活用されるのが社員アンケートや従業員満足度(ES)調査です。

社員アンケートや従業員満足度(ES)では制度や人間関係、環境などについてアンケート形式で満足度や意見を知ることができます。

アンケート結果は、組織の現状把握や課題の原因解明および取り組むべき課題の考察に利用することができます。

つまり、人材の確保・定着を目指す上で重要な役割を果たしているのです。

組織・従業員の状態を把握する3つのメリット

人事や経営層が社員アンケートを行って、従業員が自身や組織に対して考えていることを把握するメリットは大きく分けて以下の3つです。

①従業員から見た自社の課題を、主観的なデータとして把握できる

成長実感や部署間のコミュニケーション、組織風土への意見など通常業務から読み取りづらい従業員の声を、数値として可視化できます。

ただし、「組織状態を客観的に把握できる」と言われることも多いですが、これは誤りです。従業員の主観的な意見を調査しているので、「従業員から見た自社の状態を、主観的なデータとして把握できる」ということになります。

②把握した課題に基づく施策が打てる

社員アンケートの結果を分析することで、組織の課題を抽出することができます。

従業員の意見を元にした施策が打てるため、従業員から協力を得やすくなるでしょう。

③組織内での信頼関係に繋がる

マネージャーと部下、社長と従業員など、企業には縦の関係性があることが多いでしょう。ボトムアップで意見を吸い上げることを目的とした社員アンケートを定期的に行うことで、従業員は「自分たちは大切にされている」と感じやすくなり、次第に信頼関係につながっていきます。

以上のように、アンケートを行うメリットは多いです。しかし、実際にアンケートを実施する際には課題もでてきます。


社員アンケート/従業員満足度調査(ES調査)を実施するときの課題

アンケートを実施する際に特に課題となりやすいのは、「回答率が低いこと」と「本音での回答が得られないこと」です。

実際にアンケートを集計してみると、回答率は低く、さらに本音ではなく建前のコメントばかりで愕然としたことはありませんか。

どちらの課題も「従業員の声から課題を抽出して効果的な施策を打ち出す」上で大きな問題となります。

では、なぜ回答率が低くなったり本音での回答が得られなかったりするのでしょうか。

課題①回答率/回収率が低い理由

①従業員がアンケートを取る目的を理解していない

利用目的が分からないアンケートに回答することは、従業員にとってストレスとなります。

例えば、何に使われるのか・誰に見られるのか分からない中で「今の仕事に満足していますか?」「上司との関係は良好ですか?」といった質問が並んだアンケートに回答するのは少し不安ですよね。1回目は答えてもらえたとしても回数を重ねるごとに回答率は下がっていきます。

②項目が多い

アンケート内の設問数や選択肢の数が多すぎる場合、「途中で回答をやめる人の増加」「自由回答の書き込み量の減少」などが起きやすくなります。

業務時間で回答するものですから、20問も30問もあると疲弊してしまいます。

さらに、項目が多すぎると適当な回答が増えるため、本音の回答が得られないことにつながってしまいます。

③時間を取る余裕がない

普段の業務でただでさえ時間がない中でアンケートを記入することは従業員にとって、人事や担当者が感じる以上に負担となっています。

アンケートが来ていたことは覚えていても優先順位は低く、回答を得られないことにつながります。

課題②本音で回答されない理由

①社内の評価に影響すると感じる

アンケートを実施する人事や経営層としては、部署ごとや在籍年数などの基本情報も踏まえてアンケートの結果を知りたいケースが多いです。

しかし職場での関係性によっては、その分批判的な意見が得られにくくなることがあります。

匿名のアンケートであっても犯人探しをされることを恐れ、本音で回答できないという場合も多いのです。

また、誰がアンケート結果を閲覧できるか従業員が知らされていない場合、自分の上司が見ることで自身の評価に影響することを懸念することもあるでしょう。

②アンケート後の変化を感じられない

アンケート取得後、目的に応じていつどのように施策を打つか決めていますか?アンケートをとる目的が現状の把握であれば問題はありません。

しかし、従業員にとってはアンケートで組織に対する意見を聞かれ、回答したのに特に変化がないことが続く場合、「本音を出したところで何も変わらない」と結論付けられてしまいます。

従業員に本音を出す意欲が起きなくなるのです。

社員アンケート成功に必要な要素

では、実際に回答率を上げたり本音で回答してもらうには、どうしたらよいのでしょうか?


社員アンケートで回答率/回収率を上げる方法

①「何のために社員アンケートを実施するのか」という目的を明確にする

まず最も重要なのは、運用担当者がアンケートの目的を明確にすることです。

アンケートを通して知りたいことは何か、理想の状態が何かといったアンケート実施の背景まで認識することで、利用するツールや項目も変わってきます。

②アンケート内容を可能な限り簡潔にする、またはツールを利用する

アンケートを自社で作成する場合は、目的に沿った項目に絞りましょう。

つい「せっかくの機会だから組織に関わる内容はたくさん聞きたい」と考えがちです。

本来の目的から離れたり、回答への意欲を下げてしまったりしかねません。 ツールを導入する際も、アンケートを行う目的を基に選びましょう。

組織改善が目的で、従業員の声を聞きたい場合はアンケートが有効ですし、意見ではなく客観的なデータを利用したい場合は分析ツールの導入が目的に沿っているかもしれません。

弊社サービスのWellではアンケートでの従業員の主観的な状態とコミュニケーションツールから理解できる客観的なデータを組み合わせています。

従業員の業務負荷や人間関係、組織全体の状況改善のヒントとして活用いただけます。

③明確にした目的を、従業員に共有する

アンケートの目的と内容が明確になったら、必ず「アンケートの実施前に」従業員に共有しましょう。

本音での回答にも繋がることですが、何に利用されるかわからないアンケートでは、従業員も答える意義を感じられません。

「Well」を利用する企業様では、以下のような項目をあらかじめ共有しておくことで、高い回答率を保っています。

・アンケートの目的 ・アンケート導入の背景 ・所要時間 ・アンケート内容 ・結果を知ることができる従業員の開示

悪用するためにアンケートをとるわけではないと頭で理解していても、答える際には不安がよぎるものです。

不安を除くためにも、必ず明確にした目的を従業員に共有するようにしましょう。

④社内のアンケートを業務に組み込む

意外と見過ごされるのが、アンケートの実施フローです。

紙で回したり、普段の業務であまり確認しないのにメールで送ったりして、アンケートが埋もれてしまってはいませんか?

採用しているツールによって異なりますが、自社で一番使われている連絡手段でアンケートは送りましょう。

⑤リマインドを行う

従業員にとっては、業務よりも優先順位が低いケースがほとんどです。

よほど答えにくい内容でなければ、わざと答えていないのではなく回答し忘れただけの方も多いです。 アンケート締切日の数日前~当日にリマインドを送り、回答を促しましょう。

リマインド前の回答状況もシェアして、すでに多くの従業員が回答してくれていると伝えることも効果的です。


本音での回答を増やす方法

①(回答率と一緒で)目的の共有

こちらは回答率向上の方法でも述べましたが、まずアンケートの目的が明確になっていることと従業員が目的を理解していることが重要です。

アンケート導入の背景や目的を事前に伝えておくことはもちろん、アンケートを送るたびに導入文で伝え直すことも効果的です。

例)

このアンケートは、より働きやすい職場環境に改善していくためのアンケートです。回答に正解や評価はありませんので、素直な気持ちで回答してください。 また、このアンケートの結果で人事評価が変わることもありません。

導入文は正解のテンプレートがあるわけではありません。アンケートの回答率を参考にしながら、自社に合った内容にブラッシュアップしていきましょう。

②迅速に社内フィードバックを行う

社内アンケートは、「実施する→結果を出す→改善策を考える→改善策を実施する→アンケートを再度実施する」といったサイクルを継続していくことが重要です。

継続することで、納得度の高い改善施策を打ち出し、実際の効果を検証して、また改善していくことができます。

また、アンケートを基に改善策を打ち出せば、内容や効果に関わらず「意見を出せば改善してくれる会社」という従業員の認識につながります。

すると次回のアンケートでもまた本音の回答が回収でき、課題の本質を見つける良いサイクルをつくることができるようになっていきます。

一方で期間があけばあくほど、当時感じていた課題や意見がもっと深刻になってしまいます。

ある社員が業務負荷で困っていると回答したのに、改善されるのが半年先であれば、それまでに体調を崩してしまうかもしれませんし、耐えきれず転職してしまう可能性もあります。

もちろん優先順位はありますが、改善の余地がある項目に関しては、迅速に施策を模索しましょう。

また、そもそも本音で回答しづらい主な理由は、組織の人間関係に起因することが多いです。

いくらアンケートの目的を共有しても、普段の関係を考慮すると現実味がなかったり信用できなければ、本音で回答してもらうことは難しくなります。

アンケートを実施してみて恣意的な回答が多いと感じるときは、社内での関係性を見直してみてもいいでしょう。


従業員に負担をかけずに組織の状態を把握するには

ここまで社内アンケートの実施において、回答率の向上や本音の回答を増やすために必要なことをお話してきました。

社内アンケートには従業員が持っている意見を知ることができる反面、いくつかの課題が残っています。

1つ目が従業員が感じている主観的な現状しか調査できないこと。

2つ目が結果の反映までのリードタイムが長く、迅速な改善サイクルを回しづらいことです。

主観的な現状しか調査できない

社内アンケートは、従業員が自身の考えで回答します。ですので、実態と考えがずれてしまっていることがあるのです。

例えば、仕事に関する項目として、仕事内容や量が自分にとって適切かどうかを聞く質問をします。本人はやりがいもあり、仕事内容や量は自分に合っていると感じて、適切であると回答します。

しかし実際には期限を超えてしまうこともしばしばあり、上司から見ると仕事量が適切でないように感じられています。

決して従業員は嘘をついていないのですが、認識と実態にずれがあることは非常に一般的な課題です。

このような場合、自分の考えで回答された社員アンケートでは、実際の現状がどうなっているか適切に把握しきれないのです。

ですから、そのアンケート結果を元に打った改善施策が本質的に効果をもたらす可能性は低くなっていきます。

迅速な改善サイクルを回しづらい

次に、本音の回答を得るために重要だとお伝えした迅速な改善サイクルについてです。

社内アンケートを実施する回数や頻度は各社によりますが、従業員満足度(ES)調査などは一般的には年に1〜2回行われます。年に1〜2回のサーベイでは、目の前で起きている従業員の課題や組織課題に気がつくことができません。

では頻度を増やせばどうなるか。

従業員への回答の負担が増加します。始めは自分が認識している通りに回答してくれるかもしれません。

しかし、次第に「毎月答えることが面倒くさい」と感じたり「業務との優先順位の兼ね合いもあり、そもそもやる意味があるのか」といった意見が増え、「サーベイ疲れ」へとつながっていきます。

従業員満足度(ES)への関心が高まる中、従業員へアンケートを実施する「人事サーベイ(調査)」のサービスが増え、サーベイ疲れを感じている従業員は多いのです。

すると徐々に回答率は下がり、アンケートへの率直な回答は減っていき、改善サイクルにつなげることが困難になるのです。

こういった現状を加味して、Wellでは主観的な情報と客観的な情報どちらも取り入れ、従業員の負担にならないサービス設計を行っています。

アンケートと、普段使用しているコミュニケーションツールから従業員の現状を客観的に把握することで、実態に沿った施策を打つことが可能です。

また、コミュニケーションツール上で簡単に答えられるアンケートを、必要なタイミングで必要な方のみに配信します。

アンケートの実施に不安を感じている方や、従業員の状態を把握したい方は、以下のURLよりお気軽にお問い合わせください。

https://well.b-boulder.com/