組織サーベイ・組織診断とは?目的やツールをご紹介

サーベイ組織

組織の風土を活性化!組織サーベイ・組織診断とは?成功させるための手順やツールをご紹介!

働き方改革や労働人口減少により企業の風土の重要性が高まってきています。株式会社i-plugの「企業の魅力と働き方」に関する意識調査によると就活生は4年連続で企業に魅力を感じるのは組織の雰囲気が良いことであると答えています。

社内の風土が良い事は従業員のモチベーションや行動に大きく影響を与えるため、組織診断・組織サーベイを活用して組織活性化を試みる企業は増えています。

この記事では組織サーベイの定義・目的、成功させるための手順、メリット・デメリット、弱みを補完するツールの解説をしていきます。

本記事のサマリー

  • 組織サーベイ・組織診断の目的は組織の状況を特定すること。「サーベイ」と「アンケート」の違いは「プロセス」と「ツール」の違い。サーベイには年に一度程度の大規模なセンサスと、週に一度程度の小規模なパルスサーベイの二種類に大別される。
  • サーベイを成功させるには①課題分析②項目設定③ツール検討④振り返りのサイクルを回していくことが肝要。
  • サーベイのデメリットは①客観的なデータを得ることが難しい②回収に時間がかかる③従業員の負担になること。
  • チャット解析ツール「Well」でサーベイのデメリットを補うことが可能。

組織サーベイ・組織診断について

org-survey 組織サーベイ・組織診断とは、自社で働く従業員のモチベーションや満足度、エンゲージメント、周囲との関係などの組織状況を特定するための調査を指します。

従来は人事労務管理の一環として組織サーベイ・組織診断が活用されることが多かったのですが、最近では組織開発のために導入する企業が増えてきています。その理由として、組織の状況が定量的に把握することができるためマネジメントの改善に役立つことが挙げられます。

人間関係やモチベーションといった、通常では定量的に把握しにくいことをサーベイを使ってデータ化できることが最大の利点です。

組織サーベイ・組織診断の目的

組織サーベイ・組織診断の目的は、人事施策を行うための組織課題の可視化です。大きく分けて以下の二つがあげられます。

1. モチベーション・生産性低下の予防を目的にした組織診断 従業員のモチベーションは生産性に繋がり、会社の業績にも関わってきます。この分野の課題を可視化し、いち早く課題に気づくことで組織のコンディションを高いレベルで保ことができます。

2. 離職の抑制を目的にした組織診断 会社にとって、従業員の突然の退職はさけたいところです。人材定着のためにも従業員の様子に注意を向けることは大切です。組織サーベイをとって、従業員の急な離職を防ぎましょう。

サーベイとアンケートの違い

survey- questionnaire サーベイとアンケートという用語は同じ意味として使われることが多いですが、厳密な定義上の違いは何でしょうか。

アンケートとは問題を解決するために使用される質問項目の載ったツールのことを指します。 サーベイとはアンケートを実施することに加えて、集計、集約、分析をするプロセスのことを言います。

言い換えると、アンケートがコンテンツで、サーベイがコンテンツ、方法、分析を表すプロセスのことを指します。

サーベイの種類と頻度

サーベイには調査方法やツールは様々存在しますが、半年から1年に一度の頻度で行う「センサス」1週間から1ヶ月に一度の頻度で行う「パルスサーベイ」の2つに大きく分類できます。

【センサス】 センサスは、半年から一年に一度の頻度で50問以上の設問に回答してもらいます。 メリットは企業やその組織、自身のことについて多くの設問で様々な角度からデータを取得できることです。問題の原因を深く特定したり、より正確な課題把握をしたりできるでしょう。 一方でセンサスのデメリットとして、設問数が多くなるため従業員の負担は増えてしまうことや、集計に時間がかかること、頻度が少ないため問題の発生をすぐに把握できないことが挙げられます。

【パルスサーベイ】 パルスサーベイは、1週間から1ヶ月に一度の頻度で10問以下の設問に回答してもらいます。 短期間で繰り返し実施するため、組織や従業員に問題が発生したことにすぐに気付け対策を行えることがメリットです。 人事が施策に活用することは勿論、マネージャーが部下のマネジメントのために使われることもあります。 しかし、パルスサーベイのみでの問題の深堀りや原因の深い特定には向いていません。面談などとセットで行う必要があるでしょう。

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組織サーベイと聞くと半年から1年に一度の頻度で行う数十問程度のセンサスのイメージが強いですが最近では週一回など高頻度でサーベイを回し従業員のコンディションを把握することができるパルスサーベイも多くの企業に取り入れられています。

組織サーベイ・組織診断を成功させるための手順

survey-step これまでの内容を踏まえ、これから組織サーベイの導入や改善を検討する際の流れを考えていきます。

ステップ①職場や従業員が抱える課題の分析

この記事をご覧になっているということは、サーベイを導入しようorもっと活用したい、と考えた理由があるはずです。 例えば、従業員数が拡大したため一人一人の状況を把握することが難しくなった、退職者が増えた、生産性を上げたい、リモートワーク推進など環境が変化した等々。 まずはそれを文章化し、解決したい課題は何かを明確にしましょう。 例えば、「直近1年で退職者が増えた。この原因は、上司一人あたりの部下の人数が多くなり一人一人とのコミュニケーション量が減ったため、メンバーが疎外感を感じていたり仕事の意義を感じにくくなっているのではないか。」というくらい具体的にすることが望ましいです。

ステップ②調査項目の設計

課題が明確になっていれば、自ずと正しい証明をするための方法や施策は少数に絞られていると思います。
ここでサーベイの対象者や頻度、設問量と内容が決まりそうです。 前の例から考えると 1. コミュニケーション量が減っているのか 2. コミュニケーション量の減少が疎外感を感じる原因なのか 3. 疎外感が退職の原因になっているのか 4. コミュニケーション量が減少した原因は上司の業務過多か あたりが証明すべき項目でしょうか。 これらについて、上司と部下双方から意見を聞く必要がありそうです。

ステップ③サーベイ手法やツールの検討

①、②が決まれば、パルスサーベイなのかセンサスなのか、設問内容、ツールなどがある程度決まりそうです。 今回の場合は - 手法:2週間に一度のパルスサーベイ - 設問内容:コミュニケーションについての内容が中心。上司と部下で聞き方を変える。 - 設問数:5問程度 - ツール:特定の期間のみの利用ができ、かつ設問のカスタマイズが可能なパルスサーベイツール といった感じしょうか。 あとはサーベイの負担を最小限にする方法を考え、従業員にサーベイの目的や意義を伝え、実施するのみです。

ステップ④サーベイの振り返り

最後に行わなければならないことは、サーベイの振り返りです。 実際に仮説通りのサーベイ結果だったか、サーベイは正確に取得できていたか、良かった点と悪かった点、効果、コストなど多角的に振り返っていきます。 良いことばかりに目が行きますが必ず反省点もセットで考え、次回に生かしていくことが重要です。 きっとサーベイ結果や施策の中での従業員の対話から新たな課題や気付きが生まれているはずですので、そこで得られた考えを再度①から設計しPDCAを回していくのです。

組織サーベイ・組織診断のデメリット

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以上のステップでサーベイを取ることによって、正確で詳細な課題把握ができたり、従業員の主観的な意見を得ることができるので非常に便利です。 しかし、組織サーベイを取ることはメリットばかりではありません。組織サーベイは客観的なデータを得ることが難しく、回収にも時間がかかり、従業員の負担にもなってしまいます。

組織サーベイを実施すれば「組織状態を客観的に把握できる」と言われることも多いですが、これは誤りです。サーベイでは従業員の主観的な意見を調査しているので、「従業員から見た自社の状態を、主観的なデータとして把握できる」ということになります。そのため、客観的なデータを得るのが難しく、会社への忖度の気持ちやめんどくさいという感情から、偽りの回答をする従業員が出てきてしまいます。

また、組織サーベイは、課題分析・項目設計・ツール検討など、実施する準備に手間がかかります。手間がかかるうえ、実施した後結果を回収するのにも時間がかかってしまいます。集計したあとに課題をさらに分析し、解決策を考えたころにはすでに手遅れとなってしまうかもしれません。

組織サーベイは、受ける側からしても意外と手間のかかる作業です。普段タスクに追われている従業員にとって組織サーベイが最優先事項となることは珍しいです。小さなストレスが積み重なり、従業員の負担になってしまい、結果後回しにされ、面倒くさいので適当な回答になるということもあり得ます。

組織サーベイ・組織診断の弱みを補完するツール ~Wellでできること3つ~

このような問題が解決されて、客観的にリアルタイムで組織・従業員のコンディションを把握できるツールが存在したらどうでしょう。

about-well

弊社が提供するプラットフォームのWell(ウェル)を使うことでその時に起きている組織課題を可視化し、従業員の予兆に気付くことができます。Wellは業務内のコミュニケーションに注目し、それらのデータの収集と解析を行い、組織コンディションの把握と改善をサポートするサービスを提供しています。 サーベイデータとコミュニケーションデータを組み合わせて解析することで、より正確な効果分析が可能になります。

1.行動データ分析

組織や従業員のコンディションに顕著に現れる指標として対人コミュニケーションの内容や表現の仕方があげられます。 Wellでは、業務で使用しているコミュニケーションツールのSlackやMicrosoft Teamsでの稼働時間やテキスト・スタンプ、返信速度、コミュニケーション人数などをAIで分析し、アンケートでは得られない客観的な指標を得ることができるのです。 コミュニケーションの表現や実際の労働時間などの行動データに着目することで、従業員自身でも気付いていなかったストレスや潜在的な退職リスクなどを察知することができます。

2.リアルタイム把握

「いま」現場で起きている課題は、時間が経てばその分悪化します。 半年に1回や一年に1回の調査では、対処が手遅れになることが多いことは明白でしょう。 コミュニケーション・行動データであれば、日常で使用している業務ツールから定期的に自動でデータが集計されるので、パルスサーベイ以上の頻度で組織のコンディションを調査することができます。

3.従業員への負担を最小化

組織コンディション調査は、従業員全員に一律で負担をかけます。 しかし、実際には社員一人一人、抱えている悩みや度合いは様々でしょう。 ゆえに、サーベイも「必要な人に必要な内容を必要なタイミングで届ける」ことで、業務を圧迫せずに退職や休職のリスクを察知できると考えています。サーベイを必要としない人にアプローチすることがなくなるので従業員が無駄と感じるサーベイを減らせるでしょう。 それが可能なのは、業務上の行動データの解析によってリスクの予兆を察知することができるからです。

まとめ

この記事では、組織サーベイの定義・目的、組織サーベイを成功させるための手順、サーベイのメリット・デメリット、サーベイの弱みを補完するWellの紹介などを解説しました。 組織サーベイの中でも様々な方法があるので、本記事を参考にして自社に適切な方法を検討してください。 Wellでは、組織サーベイに加えてコミュニケーションデータも解析することで、組織サーベイの弱点を補完し調査結果の精度を高めています。 もし少しでもご興味ありましたら、是非まずは無料相談をしてみてください。


引用元: OfferBox, 2020年3月31日, 就活生の「企業の魅力と働き方」に関する意識調査アンケート【2021年卒版】

参考元: SurveyMonkey, Survey vs questionnaire: What's the difference?

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