組織改善が企業を成功に導く!あなたの組織が活性化しない理由とその対策

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多くの組織が抱える課題とその改善方法を解説

目次 1. 組織が抱える課題とは? 2. 活性化に必須のオープンな職場環境とは? 3. 組織の課題・従業員のモチベーションを可視化する取組み

1.組織が抱える課題とは?

経営者や人事マネージャーにとって、社員や部下のモチベーションやエンゲージメントが高い状態は理想なはずです。

反対に、社員や部下のモチベーションが低い、コミュニケーションが活発ではない、離職が頻繁に起こるといったマイナス要素が目立っている場合は組織に課題がある状態です。

これらの原因は、社員のモチベーションが下がることによって引き起こされる、業務への「無関心」という感情が主な原因です。

自分たちのチームや職場を思い浮かべて、思い当たることはあるならば、組織の課題を抱えている現状かと思われます。

多くの社員が業務に「無関心」な社内環境で,上司から「もっとコミュニケーションを活発に行いましょう!」など言われたとしても、多くの社員が全体へのモチベーションがそもそも低いので、必要最低限のやり取りで社内コミュニケーションを終わらる傾向が見られます。 必要最低限のコミュニケーションばかりが目立つ職場だと、対人関係が殺伐としていきます。

業務上に課題や問題があったとしても、社員が抱え込んでしまうケースが発生し、結局はストレスがピークになっていき、最悪の場合は離職へと繋がってしまう傾向が強いです。 また、「無関心」な状態で業務を進めてしますと、問題のアラートがあったとしても気付けず流れていってしまい、後々で大きな問題として浮上してくる場合もあります。

コミュニケーションが上手くとれないことによって、齟齬が大きくなり、責任転換が起こると問題の根本の解決ができず、組織としての力も弱くなっていきます。

このような組織の課題には、企業文化の体制から改善を行う必要があります。 まずは、社内の雰囲気を良くする企業文化の浸透、従業員の視点を合わせるところから始めることが、課題解決への近道となります。

2.オープンなコミュニケーションがとれる環境とは?

社内の雰囲気が良い職場の特徴は、雑談から業務に関する話まで、気軽にコミュニケーションが取れている状態であり、コミュニケーション量が活発な傾向があります。

コミュニケーションと言っても、トップの意見・意志を下の者に伝達するだけの一方向ではなく、立場や部門を超えて、自分の意見をオープンに言える、相手の話を理解したい、という相互理解を促進させるようなコミュニケーションです。 これらは、目的のために協力し合え、チームや組織間で壁や境界線が無いコミュニケーションが取れる状態のことです。

オープンなコミュニケーションとは、チーム・組織の縦の関係を意識せず、横の関係で意見が交わせることです。 部下の意見を聞くことは、経営者・管理部門・マネージャーにとっても、悩みを抱える社員へのフォローアップができ、問題として起こる予兆の段階で、課題解決ができるきっかけにもなります。 社員の本音が経営陣や管理部門に届き、風通しの良さに繋がります。

オープンコミュニケーションは、立場や部門の境界線を意識せず、物事が言える環境が大事です。

社員が自分の意見を素直に言う姿勢を、誠実な行動として歓迎する姿勢を経営者・管理部門・マネージャーは意識するとコミュニケーションが取りやすい職場に繋がります。

2.1 従業員が意見を活発的に発言できる企業文化とは?

浸透させたい価値観を組織で体現するためには、会社のビジョン・ミッション・バリューの共有を社内で行うべきだと考えられます。

会社、組織の文化は従業員が作り上げていく部分が大きいので、経営陣が目指したい会社の方向性を言語化し、ビジョン・ミッション・バリューとして掲げることで、社員も目的やゴールのたにコミュニケーションを行うことを意識しやすくなります。

会社の価値観をより組織に浸透させるためには、社員がバリューを体現した行動に対して称賛をすることで、社員の社会的使命感を育む土台になります。

「自分の仕事は、会社にとってどんな意味があるのか?」、「どのような影響を与えることができたか?」を理解するきっかけになり、働く意義といったモチベーションへと繋がります。

経営陣が会社の方向性や信念を示すと、組織の指針が明確になるので、個人の役割・チームの役割や存在意義も明瞭になっていくと考えられます。

2.2 1on1のカジュアル面談で行える部下のフォローアップ

1on1面談とは、カジュアルでありながら、部下の抱える悩みや課題へのフォローアップが行える面談です。 これらも組織活性化に大きな成果を与えることで有名です。例えば、1on1面談によって、大きな成果を出した企業として、Yahoo!があげられます。

1on1面談とは30分程度の一対一の面談で、週1回から月1回で上司と部下やチーム間で行い、仕事・悩み・ゴール設定など、面談のフォーマットは作らず自由に相談や話ができる場です。

1on1面談が組織活性化に繋がる理由は、社員の成長を支援でき、キャリア形成上のゴール設計もサポートできることです。 今抱えている問題、疑問を聞ける場にもなるので、上司は部下へ細かなフォローアップができることです。マネジメント側も部下の小さな変化に気付きやすくなること、部下が抱える現状と理想とのギャップや悩への解決に向けて話し合うことで、相互理解も深まります。 部下も上司から視座の高いアドバイスを貰っていくうちに、自分自身の問題に視線が向きがちだったものが、やがて全社的な視点を持てる要素に成長します。

3.組織の課題・従業員のモチベーションを可視化する取組み

日々業務で使用するコミュニケーションツールの内容を分析することによって、組織の課題、従来員の働くモチベーションとウェルネススコア(健康)を可視化することができます。

例えば、slackやteamsでのアクティブ時間と内容を解析して、従業員のポジティブ度・業務負荷・対人関係を数値化する「Well」では、組織の課題と従業員が無意識下で抱えている問題の芽を予兆の段階で摘むきっかになります。

早めに対処することによって、社員や部下のモチベーションが悪化する前に問題解決を行い、結果として離職予防のために具体的な措置を取ることができます。

従来であれば、社員が辞表を提出した段階で面談が行われるケースが多いと思いますが、その段階だと退職希望者は離職意思が固まっているため、面談を行っても悩みと課題へのフォローアップが手遅れだったケースが多いです。

そのため、実際にモチベーションが下がり始める前の予兆の段階でフォローアップやサポートが行えることが理想的です。 また、予兆は本人自身もネガティブな感情を言語化する前であり、周囲はもちろん、本人でさえ自身のウェルネススコアが下がっていることを認知しにくいので、コミュニケーションのみでネガティブな要因を察して、要因の段階で課題解決することは難しいです。

しかし、「Well」のサーベイでは、従業員のアクティブ時間から業務負荷を分析、メッセージのレスポンス速度とコミュニケーションで使われる言葉から対人関係の良好さを分析できるので、ウェルネススコアの可視化ができます。 モチベーション度を上下させる要因は、業務量が適切かどうか、職場の人間関係が良好かどうかで変化していきます。

例えば、モチベーションが下がっていくと、レスポンス速度が落ちたり、コミュニケーション量が減少する傾向にあります。これらは業務・対人関係に「悩み」始めている予兆なので、社員が現状抱えている問題を早期に解決できるフォローアップを行うべきでしょう。

そのため、「Well」は毎日のコミュニケーションツールの内容を解析をすることによって、従業員の感情とヘルススコア(健康)を可視化することができます。 ヘルススコアの数値を見て、社員自身が自分の変化に目を向け、業務を振り返るきっかけになります。そうすることで、自身のSOSを今誰に相談すべきかを考られ、問題解決の着手が早まります。

3.1 従業員のフォローアップが組織のパワーアップ

組織力の強化で「お互いが理解しあえる雰囲気を作る」ためには、まず社員同士の自己開示が大切になってきます。

自分自身の強み・弱み・考えていることを開示することは、相互理解の基盤を築くうえで、重要なコミュニケーションになります。例えば、一緒に働く社員がどんな成長をしたいか知ることは、仕事に対する目的を理解し合うきっかけになります。

さらに、チームメンバー間で「どんなことを言っても大丈夫」、「どんな自分も受け入れられる」という状態にある時が、最も生産性が高く働けている状態だと言われています。この「心理的安全性」が作られている組織は、社員同士や業務の透明性が高いので「お互いが理解しあえる」要素になります。

逆に、心理的安全性が不足していると、次のような4つの不安が引き起こされ、個人やチームのパフォーマンスに悪影響が出ると言われています。

  1. 無知だと思われることへの不安

  2. 無能だと思われることへの不安

  3. 邪魔をしていると思われることへの不安

  4. ネガティブだと思われることへの不安

これら4つの不安は、社員の主体的な行動にブレーキをかけてしまう要因になります。 これらを防ぐためにも「お互いが理解しあえる雰囲気を作る」ことが重要になってきます。 結果として、社員自ら強みを発揮しやすくなり生産性の向上につながります。仕事にやりがいを感じられるようになり、優秀な社員の退職リスクを減らす効果も期待できます。

また、コミュニケーションで意識することは、社員が出した結果に対するフィードバックを上司やチームで行うことです。 フィードバックの内容がポジティブ・ネガティブであっても、その言葉の背景に、相手の成長をサポートするためのコミュニケーションであることが認識されていれば、業務への「やりがい」が自分の成長に繋がっていると実感できる機会が多くなるはずです。

組織はみんなで創るという認識を組織全体で持つためにも、まずは社員の1人1人が自分の成長が事業の成長に繋がっていることを理解することが大切です。

3.2 Wellを使って従業員のフォローアップをするには

Wellは従業員の業務負荷、コミュニケーション・対人関係、モチベーションを瞬時に把握することができます。

従業員のフォローアップをするには、社員1人1人のヘルススコアに注目すべきでしょう。 連続でヘルススコア下がっている社員に対し、具体的な要因をサマリーから確認することができます。 コミュニケーションに問題を抱えている社員に対しては、1on1面談の機会を早期に設けるようにし、悩みへのサポートを行っていきましょう。

組織全体の対人関係を把握することも、組織改善が必要かどうかの指標に使えます。 所属する組織全体のコミュニケーション量やヘルススコアの数値傾向を見ることで、課題のある組織を把握することができます。

組織力の強化、社員のエンゲージメントの高さは「心理的安全性」がある状態なので、そのためにコミュニケーション・対人関係で課題となっている箇所を発見し、把握することが 従業員のフォローアップに繋がり、組織のパワーアップにも繋がります。