Slackの活用方法を企業事例を通して解説!便利な外部アプリも紹介!

slackデータ分析組織

Slackの活用方法を企業事例を通して解説

新型コロナウイルスの影響を受け、多くの企業がリモートワークを余儀なくされました。その結果リモートワークが普及し、オフィス外でのコミュニケーションをより円滑に進めるためにSlackの導入を検討する企業も多いかと思います。

この記事では、Slackの魅了をさらに知るために様々な企業の導入事例を見ながらSlackの活用方法を解説していきます。他にもSlackを通して生産性が向上するツールの紹介もしていきますので是非最後までご覧ください。

本記事のサマリー

  • Slackとは、アメリカのSlack Technology社が提供しているビジネスチャットツール。
  • Slackで最低限知っておくべき知識は:ワークスペース、チャンネル、メンション、DM。
  • NTTドコモではSlackを導入してから組織内外での連携の迅速化をはじめ、組織全体の文化の変革が進んだ。CityscootはSlackをサービスのレポートツールとして活用したりアイデアを共有する場として活用している。GMOペパボはSlackのユニークな活用方法でタスク管理をしている。
  • SlackはGoogleドライブなど外部のアプリと連携させることで個人の使いやすいようカスタマイズできる。
  • 弊社では、Slackの稼働時間やコミュニケーションの表現などから従業員それぞれのウェルビーイング(幸福感)を可視化することができるツール「Well」を開発している。

Slackとは?

Slackとは、アメリカのSlack Technology社が提供しているビジネスチャットツールです。Slackはもともとオンラインゲーム「Glitch」を開発するエンジニアの集団によって社内のコミュニケーションツールとして開発され、様々な機能を追加することで誕生しました。Slackの特徴として、あらゆる外部アプリと連携して作業を効率化させることが挙げられます。SlackのApp Directoryには2,000を超えるアプリが用意されており、業務の効率化を手助けするようカスタマイズできます。

Slack活用のメリット

Slackを導入するメリットは次のようなことが挙げられます。

● テレワークでも社内(外)で円滑なコミュニケーションが可能

● リアルタイムでチャットできるのでミーティングの数を減らせる

● ファイルの共有・検索が簡単にできる

● 複数のデバイスからアクセス可能

● 外部アプリとの連携で柔軟にカスタマイズ可能

Slack活用のデメリット

Slackを導入するデメリットは以下のような内容が挙げられます。

● メンバー数やメッセージ数が増えると情報の整理が難しくなる

● 通知が溜まりストレスにつながる可能性がある

●「チャンネル」や「メンション」などカタカナでの表現が多いため順応に時間がかかる可能性がある

Slackの基本的な活用方法を紹介

さて、Slackの基本情報やメリット・デメリットが理解できたと思うのでここでは、実際にSlackを活用する際最低限知っておくべき概念の説明をします。

ワークスペース

Slackを使用し始めるにはワークスペースに属する必要があります。ワークスペースとは組織や会社などのグループ全体が属する場所です。ワークスペースには自ら作成するか、別の人が作成したワークスペースに招待してもらい参加することになります。一つのメールアドレスで複数のワークスペースに参加することが可能です。

Slackのワークスペースには後述する複数のチャンネルを作成することができ、メンバーはこのチャンネル内でチャットをすることになります。

チャンネル

チャンネルとは、ワークスペースの中に存在するグループごとのチャット部屋です。部署やプロジェクトごとにチャンネルを分けることで情報が1か所に集中して埋もれてしまうことを防ぎます。チャンネルは作成数に制限がないので組織でわかりやすいよう分けて作成することをおすすめします。

なお、チャンネルはワークスペースに参加している人であれば誰でも閲覧することができますが、プライベートチャンネルに設定して、参加者のみ閲覧可能にするなど柔軟に変更することが可能です。

メンション

メンションは、チャンネル内で特定のメンバーだけに通知を送りたい際に活用します。「@メンションしたい人のユーザー名」で特定の相手に通知を送ることが可能です。チャンネル内のメンバーに一斉に通知を送りたい場合は「@channel」で指定することもできます。

DM(ダイレクトメッセージ)

DM(ダイレクトメッセージ)は、チャンネル外で行われる個人間もしくは小規模の会話をする際に活用します。最大9名まで参加可能なDMは、チャンネル全体で共有する必要のない会話をする際に役立ちます。

ただ、Slackの特徴としてオープンなコミュニケーションが取れるということが挙げられますので、極力DMは控えて組織の風通しを良くすることをおすすめします。

企業のSlack活用事例を紹介

Slackの基本的な利用方法を解説したのでここでは実際にSlackを導入している企業の活用事例を見ていきましょう。

株式会社NTT ドコモ

従業員数8,100名を抱える株式会社NTT ドコモは、新型コロナウイルスの影響を受け在宅勤務となったためSlackを本格的に導入しました。Slackを導入してから組織内外での連携の迅速化をはじめ、組織全体の文化の変革が進んだそうです。

同社はSlackを導入したことにより、高いセキュリティを維持したまま社外パートナーとの連携や、部門間の連携が進むようになりました。また、Slackはメッセージがチャンネルごとに整理されるので重要なメッセージを見逃すことが少なくなったそうです。さらには、メールのように文頭や文末に定型文を設置する必要もなくなったので返信時間短縮にも繋がったと述べています。

他にも同社では、メッセージに絵文字で反応したり、雑談用のチャンネルを作成したりすることによって組織文化にも変化が生まれたそうです。これらは発言に対する心理的ハードルが下がり、上下関係の差を意識させない組織風土に繋がっています。

このように株式会社NTTドコモはSlackを上手に活用し、業務の効率化から組織の変革まで行っています。

【参照サイト】NTT Docomo | ユーザー事例

Cityscoot

シェアリングスクーターサービスを提供するフランスの企業Cityscootは7000台のスクーターを保有しており、18万人以上のユーザーがサービスを利用しています。7000台のスクーターを管理するにはリアルタイムで円滑にコミュニケーションが取れるSlackの導入は必然とも言えました。同社はSlackをスクーターのアラートを管理するレポートツールとして活用していますが、その他にも新しいアイデアを共有する場としても活用しています。

24時間常に稼働しているスクーターを管理するにはリアルタイムで情報を共有する必要があります。CityscootはSlackを通して車両のメンテナンス、バッテリーの管理、ヘルメットの消毒などの確認をしています。現場の情報がすべてSlack上でなされているおかげで管理者が参照する情報ツールが大きく減ったそうです。

Cityscoot ではメンバーが意見やアイデアを共有しやすくするために#idea-boxというチャンネルを設置しています。マネージャーはカスタマーサポートの責任者と共にこのチャンネルを確認し、意見を事業の改善に活用しています。現場担当者がこのチャンネルにアイデアを共有してから2日でプロジェクトが成立したこともあったそうです。

このように、CityscootではSlackのおかげで現場の声とマネジメント層のスピーディな連携が実現しています。

【参照サイト】Cityscoot | ユーザー事例

GMOペパボ株式会社

個人向けインターネットサービスを提供するGMOペパボ株式会社はユニークなSlackの活用方法で従業員のタスク管理をしています。

年末調整や全社アンケートなどの全社員必須のタスクの進捗状況の管理工数に課題感を持っていた同社はこれを解決するために「脱出チャンネル」というチャンネルを開設しました。ここでは、それぞれのタスクごとのチャンネルを作成し、該当メンバーを集め、タスクが完了し次第「脱出(退出)」する制度を設けます。例えば、年末調整の提出に関する脱出チャンネルであれば、未提出のメンバーを集め、提出ができ次第チャンネルを抜けていいルールにします。これをすることによってタスクの進捗状況を一目で把握できるようになります。

この事例のように自社内で独自のルールを策定し、Slackをユニークに活用することもできます。

【参照サイト】【7社まとめ】イチオシの「Slack活用術」を公開!独自の運用ルールからアプリ連携まで

Slack便利ツールの紹介

冒頭で、Slackでは様々な外部アプリが用意されていると説明しました。これらのツールを上手に活用することで日頃の作業が生産的になります。最近ではPCやスマホ間でのデータのやり取りのしやすさや他サービスとの連携のしやすさなどを理由にSlackを個人で活用する人も増えています。ここではSlackにある便利な外部アプリのご紹介をいたします。

Google ドライブ

SlackにGoogleドライブのアプリを連携させることでSlackのタブから離れずにGoogleドライブにアクセスすることができます。例えば、チャンネルのメンバーがGoogleドキュメントを共有した際、ユーザーはワークスペースを開いたままファイルを閲覧することが可能になります。このおかげでロード時間を短縮することができ、些細なストレスを減らすことができます。

Google カレンダー

GoogleカレンダーをSlackに連携させることでカレンダー上に登録してある予定を通知させることができます。予定が始まる前にリマインドメッセージを送ってくれるのでうっかりスケジュールを忘れてしまう事態を防げます。

zoom

テレワークが増え、Web会議を行う際にzoomを使用する企業も多いかと思います。Slackにzoomを連携させておけば、わざわざzoomのアプリに移動してURLを発行してコピペする必要がなくなります。チャンネル上で「/zoom」というコマンドを打つだけでリンクを送信することができ、クイックにミーティングを行いたい場合非常に便利です。

RSS

RSSとは「Rich Site Summary(リッチ・サイト・サマリー)」の略で、事前に登録したサイトの新しい記事のデータを取得し、配信するシステムのことです。SlackでRSSのアプリをダウンロードし設定することで好きなサイトの情報をタイムリーに取得することができます。例えば、日経BP社や朝日新聞のサイトのURLを設定しておくだけでサイトが新記事を出した際Slackのチャンネルにそのフィードが貼られます。あらゆるサイトを行き来せず参照先を一元化させることができるので効率的にインプットしたいビジネスパーソンにとっては非常に便利です。

アンケートツール(Simple Poll, Polly, Survey Monkey)

Slack上にSimple Poll, Polly, Survey Monkeyなどのアンケートツールを追加しておけばSlack上でアンケートを取ることが可能です。例えば、Simple Pollであれば「/poll」に続き、「"要件"」「"選択肢"」「"選択肢"」と記入することで簡単にアンケートを設定することができます。気軽にミーティングの日程や食事の日程などを設定したい場合はおすすめです。

Well

Wellは、Slackの稼働時間やコミュニケーションの表現などから従業員それぞれのウェルビーイング(幸福感)を可視化することができるツールです。サーベイを送ることなく客観的かつリアルタイムで従業員のコンディションを把握することができます。リモートワークが多くなり、対面でのコミュニケーションが減り、メンバーの状態が把握しづらくなったと感じる場合、Wellで問題を解決できるかもしれません。

このように、Slackには日々の業務を手助けする便利な外部アプリがたくさん開発されているので自分に合ったアプリを活用してみてください。

従業員のコンディションをSlackで分析するツール「Well」

先ほども少し解説しましたが、弊社は、Slackの行動データをもとにAIが従業員のウェルビーイングを可視化をするツール「Well」の提供をしております。

1. リアルタイムで客観的なWell-beingスコアを算出

Wellでは、SlackやMicrosoft Teamsといったコミュニケーションツールでの稼働時間や表現、スタンプの使用状況などをAIで分析することで従業員それぞれのWell-beingスコアを確認することができます。これによりサーベイ頻度を最適化することができ、従業員のよりリアルなコンディションを把握することが可能になりました。 弊社のサービスは従来のサーベイが抱えていた「設計難度」「回答の信憑性」「回答時間」などの問題を一律で解決することができます。

2. ソリューションの提供

Well の価値は、コンディションの可視化だけではありません。Wellでは従業員のWell-being スコアが低下した原因を詳細に特定することができます。原因指標に応じた解決策コンテンツも用意しているので従業員のスコアが低下した際すぐにサポートを提供することが可能です。 また、外部パートナー企業と共同でコーチングサービスを提供したり組織のプロからのアドバイスも提供しているので、徹底的にエンプロイーサクセスを実現することができます。

まとめ

以上、Slackの基本的な概念の説明から、企業の活用事例などを通してSlackに関する理解を深めました。他にも、日頃の作業をより便利にする、外部アプリの紹介をしました。ぜひ、みなさんも参考にできることがあればお役立てくださいませ。また、Wellについて少しでも話を聞きたいという方は気軽にお問い合わせください。弊社のメンバーがわかりやすくご説明いたします。


【参照サイト】NTT Docomo | ユーザー事例

【参照サイト】Cityscoot | ユーザー事例

【参照サイト】【7社まとめ】イチオシの「Slack活用術」を公開!独自の運用ルールからアプリ連携まで

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